CÓMO PREPARARSE PARA UNA REUNIÓN
CÓMO PREPARARSE PARA UNA REUNIÓN
Conseguir que las reuniones sean productivas no sólo depende de quien las convoca, sino también de quienes participan. Una reunión debe servir para expresar, argumentar y debatir ideas con fluidez.
Los asistentes a una reunión deben tener claros los objetivos del encuentro. Una vez concretados, debemos preparar nuestra intervención intentando dar respuesta a los objetivos fijados. Es imprescindible ordenar las ideas en puntos y esbozar argumentos a favor y en contra. Los argumentos a favor son los que mencionaremos para defender nuestra idea; los argumentos en contra nos servirán para elaborar argumentos que los neutralicen.
Visualizar una reunión antes de que se celebre es una tarea imprescindible para reforzar nuestra intervención. En primer lugar, debemos identificar los roles de los asistentes: quién reparte el tiempo, quién expone argumentos, quién decide si hay debate y cómo se desarrolla y, finalmente, quiénes son los encargados de tomar las decisiones.
Actitud y control del tiempo
En segundo lugar, es imprescindible controlar el tiempo de nuestra intervención. Independientemente del número de asistentes, debemos ser escuetos, concisos y convincentes. Por eso, a la hora de preparar nuestra exposición es aconsejable verbalizar nuestras ideas y medir el tiempo que nos toma presentarlas.
En tercer lugar, la actitud es fundamental. Debemos ser flexibles, seguir las indicaciones de quien reparte el juego y controla el tiempo, no adueñarnos del turno de palabra, evitar cortar argumentos en pleno desarrollo, no cerrarnos cuando nuestra idea es rechazada… Y, ante todo, ser puntuales. Una reunión puede ser muy tediosa cuando hay que esperar a quienes intervienen o llegan a cuentagotas.
Las reuniones deberían ser encuentros productivos, dinámicos y habituales. Desgraciadamente, la falta de comunicación y de preparación las ha convertido en encuentros generalmente poco fructíferos. Otro día os contaré las últimas tendencias para evitar que las reuniones sean una pérdida de tiempo y convertirlas en un sano intercambio de ideas… fuera de la oficina.
