REUNIONES PRODUCTIVAS

REUNIONES PRODUCTIVAS

Poner en práctica unas reglas básicas de comunicación evita que las reuniones de trabajo se conviertan en una frustrante pérdida de tiempo.

Puede que leas este post poniendo un pie en la sala de reuniones. O saliendo de ella. O puede que estés participando en ella ahora mismo. La reunión de los lunes. La de primera hora. La de media mañana. La de la tarde.

Las reuniones mal organizadas se han convertido en una lastre para los equipos. En ocasiones, los asistentes ni tan siquiera conocen el objetivo de la reunión. No se les ha comunicado el propósito concreto, la estructura de la reunión ni los materiales y análisis que deben aportar.

Para comenzar el encuentro y romper el hielo, muchos managers confunden la fórmula de cortesía de preguntar por el fin de semana con contar el suyo con todo lujo de detalles. Y sin que se le pueda frenar: quién se atrevería a recordar al jefe que la reunión tiene un propósito concreto que, por cierto, debería haber comunicado previamente.

Ahí es cuando los asistentes buscan un mecanismo de huida mental y se parapetan en los múltiples cacharros tecnológicos y objetos de papelería que les acompañan. Quizás como te ocurre a ti en este momento. De hecho, quizás levantes la mirada y te encuentres con otra mirada cómplice que insinúa: «¿Has leído el post? Es exactamente lo que nos pasa».

Reglas básicas para reuniones exitosas

Lo que os pasa es uno de los errores de comunicación que más frustración provoca en los equipos y más socava el liderazgo de sus managers. Convocar una reunión sin un propósito claro, tolerando que se divague y saliendo por la puerta sin una sola novedad es una pérdida de tiempo. Confirma la idea de que el encuentro podría haberse evitado.

Para dotar a estos encuentros de todo su sentido, hay que aplicar unos principios y unas reglas básicas de comunicación. Antes de que se celebren, hay que avanzar a los asistentes (por cierto, los imprescindibles), cuál es el objetivo del encuentro y qué puntos se tratarán en la reunión. Una vez reunidos, el manager debe gestionar el tiempo de forma eficiente, apoyado por un encargado de controlar si hay retrasos. Y, una vez concluida la reunión, se deben recoger y comunicar las decisiones tomadas, las rechazadas y los asuntos pendientes. Y, si es necesario, poner fecha a otra reunión para abordarlos. O no.